Récemment, vous avez été confronté à la nécessité de rapporter numériquement une série de données relatives à l'entreprise pour laquelle vous travaillez : votre patron vous a expressément demandé d'utiliser Microsoft Excel, l'un des logiciels les plus utilisés pour l'organisation et la gestion des données. Aujourd'hui, cependant, il n'y a qu'un petit problème, apparemment insurmontable : vous n'avez jamais été très pratique avec le PC, donc vous n'avez aucune idée de la façon de créer une feuille de calcul Excel, et encore moins de la façon de la modifier pour gérer les données qu'elle contient.
Excusez-moi ? Vous transpirez déjà parce que vous avez peur de ne pas être à la hauteur ? Ne vous inquiétez pas, j'ai bien l'intention de vous venir en aide ! Dans les lignes à venir, en effet, j'ai l'intention d'expliquer en détail la manière la plus simple de construire un nouveau document Excel à partir de zéro, aussi bien via un ordinateur que par le biais des smartphones et des tablettes. Je me chargerai, en outre, de vous donner des instructions précises sur la manière d'organiser les données qu'il contient, puis de vous donner un aperçu du potentiel de ce fameux programme.
Alors, qu'attendez-vous pour commencer ? Réservez quelques minutes de votre temps libre, mettez-vous à l'aise et lisez très attentivement tout ce que j'ai à vous expliquer sur le sujet : je suis sûr qu'à la fin de ce guide, vous aurez acquis les compétences nécessaires pour réussir brillamment la tâche qui vous a été confiée, en obtenant, pourquoi pas, même les compliments de votre patron. Bonne lecture et bon travail !
Comment créer une feuille de calcul Excel sur un PC ?
Vous possédez un ordinateur et vous voulez comprendre comment créer une feuille de calcul Excel ? Alors cette section est faite pour vous : je vais vous expliquer en détail comment commencer à travailler sur un classeur créé avec le célèbre programme de Microsoft.
Comme vous le savez, Excel fait partie intégrante de Microsoft Office, une suite bureautique complète disponible pour Windows et macOS qui, parmi ses composants, comprend également d'autres programmes célèbres tels que Word (pour la rédaction de documents essentiellement textuels) et PowerPoint (pour la création de diapositives et de transparents). Microsoft Office, cependant, n'est pas gratuit : vous pouvez l'utiliser soit en vous abonnant au service Office 365 (avec des prix commençant à 69,99 €/an), soit en achetant une copie "physique" du programme, au prix unique de 149 €. Dans tous les cas, vous pouvez profiter d'une période d'essai gratuite d'un mois pour tester pleinement toutes les fonctionnalités des différentes applications.
Si vous n'avez pas encore installé toute la suite Office (y compris Excel) sur votre ordinateur, je vous suggère de jeter un coup d'œil à mon guide sur l'installation gratuite d'Office, où j'ai expliqué en détail comment obtenir une version d'essai des différents logiciels.
Remarque : dans ce tutoriel, je ferai explicitement référence à Office/Excel 2016 pour les ordinateurs, mais les procédures sont également applicables à d'autres versions du programme (par exemple Office/Excel 2019 ou des éditions antérieures).
Windows
En ce qui concerne Windows, vous pouvez créer une feuille de calcul Excel de manière extrêmement simple. Tout d'abord, appelez le programme (par exemple Excel 2016) à partir du menu Démarrer du système d'exploitation (accessible en cliquant sur l'icône du drapeau située dans le coin inférieur gauche de l'écran) et choisissez de vous connecter ou non à votre compte Microsoft en suivant les instructions fournies à l'écran. Si vous ne trouvez pas le programme, essayez de rechercher le dossier Office/Microsoft Office dans le menu Démarrer et lancez Excel à partir de là.
Remarque : si vous avez acheté une licence d'Office365, vous devez nécessairement vous connecter au programme avec les identifiants Microsoft associés à votre abonnement....
À ce stade, vous pouvez choisir de créer une nouvelle feuille de calcul à partir d'un modèle prédéfini, c'est-à-dire un "contour" contenant des données et des fonctions prédéfinies pour simplifier la saisie des informations, ou de développer un nouveau document à partir d'une feuille vierge. Dans tous les cas, pour passer en mode création, cliquez sur l'élément vide du classeur ou sur l'aperçu du modèle qui vous intéresse et le tour est joué : vous pouvez désormais remplir le document en question avec les informations que vous souhaitez.
macOS
Vous venez de terminer l'installation d'Office pour Mac ? OK, je vais vous dire tout de suite comment créer une feuille de calcul Excel en utilisant la suite que vous venez de recevoir.
Commencez donc par vous rendre dans le dossier Applications de macOS (vous pouvez y accéder en cliquant sur le menu Go du Finder) et lancez Microsoft Excel en double-cliquant sur son icône. Une fois le programme complètement chargé, vous pouvez vous connecter avec votre compte Microsoft en cliquant sur le bouton Connexion, ou sauter cette étape en cliquant sur le bouton Ignorer la connexion, puis sur le bouton Commencer à utiliser Excel.
Sur l'écran de démarrage du programme, indiquez si vous souhaitez partir d'un classeur vide ou utiliser l'un des modèles prédéfinis disponibles en ligne : une fois votre décision prise, cliquez sur l'aperçu du mode qui convient le mieux à votre cas et appuyez sur le bouton Créer pour accéder immédiatement à l'écran d'édition des feuilles de calcul.
Modifier une feuille de calcul Excel
Vous n'avez pas la moindre idée de comment utiliser une feuille de calcul Excel ? Alors laissez-moi vous donner quelques conseils utiles sur la façon de procéder.
Personnellement, je vous suggère d'utiliser les colonnes (A, B, C, etc.) pour spécifier le type d'information que vous allez saisir dans la cellule et les lignes (1, 2, 3, etc.) pour créer les "enregistrements", c'est-à-dire saisir la valeur de l'information relative à chaque entité que vous voulez ajouter. Par exemple, si vous souhaitez créer un carnet d'adresses de contacts, vous devez utiliser les colonnes pour indiquer le type d'informations nécessaires pour chaque contact (par exemple, le prénom, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone), tandis que les lignes peuvent indiquer les données spécifiques liées à chaque "entité" - dans ce cas, à chaque personne - dans le carnet d'adresses que vous allez créer.
Pour vous faciliter la vie, je vous suggère d'utiliser la ligne 1 comme ligne d'en-tête, en indiquant le type de données que chaque cellule contiendra : pour reprendre l'exemple du carnet d'adresses, vous pouvez insérer la valeur Prénom dans la cellule A1 (en spécifiant, par conséquent, que toute la colonne A est dédiée aux noms des contacts), la valeur Nom dans la cellule B1, la valeur Adresse dans la cellule C1 et ainsi de suite.
A partir de la ligne 2, vous pouvez donc saisir les informations relatives à chaque élément du carnet d'adresses (une pour chaque ligne) : par exemple, dans la cellule A2 vous pouvez saisir la valeur Salvatore, dans B2 la valeur Aranzulla, dans C2 la valeur Milano et ainsi de suite. Ne vous inquiétez pas si la tâche vous semble compliquée au début : avec un peu de pratique, vous pouvez obtenir des résultats vraiment remarquables !
N'oubliez pas qu'une feuille de calcul Excel peut être utilisée à des fins bien plus "avancées" que le simple contenant de données : par exemple, vous pouvez construire des tableaux pour rechercher et manipuler des informations, utiliser des formules pour effectuer des opérations arithmétiques (telles que l'addition, la soustraction, la multiplication, le calcul de la moyenne, l'élévation de puissance, etc.), créer des graphiques, des structures pivotantes, compiler des factures et bien d'autres choses encore ! Pour un aperçu plus complet de l'utilisation de ce puissant programme, je vous recommande de vous reporter à mon guide sur l'utilisation d'Excel, dans lequel j'ai eu l'occasion d'aborder le sujet en détail.
Comment créer une feuille de calcul Excel en ligne
Comme vous le savez sûrement, Microsoft Excel est un logiciel payant qui, pour fonctionner, doit être installé. Cela ne signifie pas pour autant qu'il n'est pas possible de créer une feuille de calcul Excel sans dépenser un centime et sans devoir installer quoi que ce soit sur son ordinateur : il existe en effet une version du célèbre programme de Microsoft, appelée Microsoft Excel Online, qui peut être exécutée simplement via votre navigateur, de manière totalement gratuite et sans devoir installer quoi que ce soit sur votre ordinateur.
La seule exigence pour utiliser Microsoft Excel Online est de disposer d'un compte Microsoft pour se connecter (les fichiers créés, dans un premier temps, sont automatiquement stockés sur OneDrive) : si vous n'en avez pas, vous pouvez en créer un à cette fin en suivant les instructions que j'ai fournies dans mon guide sur le sujet.
Ceci étant dit, il est temps d'agir : tout d'abord, connectez-vous à ce site Web et, si nécessaire, connectez-vous à l'aide de votre compte Microsoft.
Lorsque vous arrivez à l'écran d'introduction du service, sélectionnez un modèle préexistant de votre choix parmi ceux disponibles, ou cliquez sur l'élément Nouveau classeur vide pour créer un nouveau document Excel. Si vous devez ouvrir un fichier existant, cliquez sur Télécharger un classeur et sélectionnez le document qui vous intéresse dans OneDrive (le service de stockage en nuage de Microsoft, vers lequel les fichiers à modifier dans Excel Online doivent être préalablement téléchargés).
L'interface de Microsoft Excel Online est très similaire à celle que vous avez déjà vue sur l'ordinateur, avec seulement quelques fonctionnalités en moins : vous pouvez donc développer votre feuille de calcul exactement comme vous le feriez dans Excel pour Windows ou macOS, en suivant les instructions que je vous ai fournies ci-dessus.
Le fichier créé est automatiquement enregistré et mis à jour dans votre compte OneDrive. Si vous souhaitez télécharger une copie sur votre ordinateur, cliquez sur l'intitulé Fichier situé en haut à gauche, sélectionnez l'élément Enregistrer sous et cliquez sur l'option Télécharger une copie, pour obtenir le fichier au format xlsx, ou sur l'option Télécharger comme ODS pour télécharger le même document au format .ods.
Comment créer une feuille de calcul Excel sur les smartphones et les tablettes ?
Vous travaillez souvent avec votre smartphone ou votre tablette, il vous serait donc extrêmement utile de comprendre comment créer une feuille de calcul Excel sur ce type d'appareil ? Alors c'est la section qui vous convient le mieux : le logiciel, en effet, est également disponible sous forme d'application pour Android et iOS et peut être téléchargé gratuitement sur les appareils dont la diagonale d'écran est inférieure ou égale à 10,1″ (sinon il faut s'abonner à Office 365, à partir de 7 euros / mois).
Android
Si vous souhaitez utiliser Excel pour Android, lancez le Play Store, appuyez sur la barre de recherche en haut, tapez les mots "microsoft excel" et appuyez sur le résultat le plus pertinent (généralement le premier de la liste). Si vous lisez ce guide depuis votre smartphone ou votre tablette, vous pouvez accéder à la section appropriée du Play Store en appuyant sur ce lien.
Une fois arrivé à l'écran d'installation, appuyez sur le bouton Installer et attendez que l'application se télécharge avec succès sur votre appareil, puis faites-la apparaître dans le tiroir de votre appareil et appuyez sur Peut-être plus tard pour éviter un abonnement annuel à Office365 et continuer avec la version gratuite de l'application.
À ce stade, si vous y êtes invité, connectez-vous avec votre compte Microsoft en saisissant vos informations de connexion dans le formulaire prévu à cet effet ; une fois cette étape terminée, vous pouvez créer une nouvelle feuille de calcul en appuyant sur le bouton en forme de feuille avec ( ) en haut. À l'écran suivant, indiquez si vous souhaitez créer le document dans OneDrive, dans le dossier Mes documents de votre appareil ou dans un autre emplacement en utilisant le menu déroulant Créer dans et choisissez d'utiliser un modèle par défaut ou de créer une feuille de calcul vierge en appuyant sur les aperçus affichés et vous avez terminé !
Si vous souhaitez approfondir le sujet et apprendre à utiliser parfaitement Excel pour Android, je vous recommande de vous référer à mon tutoriel spécifique sur le sujet, que j'ai réalisé spécialement pour vous.
iOS
Vous n'avez pas de terminal Android mais vous comptez sur les appareils Apple, comme l'iPhone ou l'iPad ? Là encore, vous pouvez obtenir gratuitement Microsoft Excel pour iOS, à condition que votre appareil ait une diagonale d'écran inférieure à 10,1″.
Pour l'utiliser, lancez l'App Store à partir de l'écran d'accueil iOS, tapez les mots "Microsoft Excel" dans la zone de recherche en haut, appuyez sur le bouton Recherche de votre clavier et sélectionnez l'entrée de l'application Microsoft. Vous pouvez également cliquer sur ce lien pour accéder directement à l'App Store.
Une fois que vous êtes dans la section Excel, appuyez sur le bouton Obtenir et authentifiez-vous avec Touch ID ou Face ID pour télécharger immédiatement l'application sur votre appareil. Une fois le processus d'installation terminé, lancez l'application depuis l'écran d'accueil d'iOS.
À ce stade, appuyez sur le bouton Démarrer et saisissez les informations de connexion de votre compte Microsoft si nécessaire, puis appuyez sur le bouton Non pour empêcher l'envoi de statistiques d'utilisation à Microsoft et appuyez sur le bouton Activer les notifications pour autoriser Excel à envoyer des notifications sur iOS, ou sur le bouton Pas maintenant pour refuser l'autorisation.
Pour commencer à utiliser l'application immédiatement, appuyez sur le bouton Créer et modifier et choisissez de créer un nouveau classeur vide ou d'utiliser l'un des modèles préexistants et le tour est joué !
Modifier une feuille de calcul Excel
Bien que l'interface d'Excel pour les smartphones et les tablettes soit assez "dépouillée", vous pouvez utiliser une feuille de calcul de manière assez similaire à ce que vous feriez sur un ordinateur.
Pour commencer, vous pouvez saisir du contenu dans une cellule en double-cliquant dessus et en appuyant sur le bouton vert lorsque vous avez terminé. Si vous devez saisir une fonction, appuyez sur le bouton ƒx situé à gauche de la zone de saisie. Pour accéder aux options de modification rapide du contenu (couper, copier, coller, tout sélectionner, etc.), il suffit de toucher et de maintenir la cellule que vous souhaitez modifier.
Comme d'habitude, vous pouvez sélectionner une colonne entière (ou une ligne entière) en tapant sur sa lettre (ou son numéro) : pour effectuer des opérations sur celle-ci, telles que le tri, la jonction / séparation de cellules ou l'ajout d'une couleur, vous pouvez utiliser les outils pratiques attachés à la barre de fonctions située au bas de l'écran d'Excel. Si nécessaire, vous pouvez naviguer entre les différents menus disponibles (Accueil, Insertion, Dessin, Formules, Données et ainsi de suite) en touchant le bouton ▼ sur Android ou le bouton (...) sur iOS, tous deux situés dans le coin inférieur droit de l'écran.
Si vous souhaitez créer une nouvelle feuille dans le classeur ou naviguer parmi les feuilles existantes, vous pouvez utiliser le bouton des feuilles (en forme de rectangle avec des onglets) situé dans le coin inférieur gauche d'Excel.
Solutions alternatives
Attendez, vous êtes en train de me dire que vous voulez créer une feuille de calcul Excel, mais que vous ne voulez pas compter sur le programme inclus dans la suite de Microsoft ? Ne désespérez pas, il existe des solutions alternatives qui permettent de créer et de gérer brillamment des feuilles de calcul de tout type, y compris celles au format Excel. Vous trouverez ci-dessous une liste des meilleurs d'entre eux.
Celles que j'ai mentionnées ne sont que quelques-unes des alternatives les plus populaires pour créer une feuille de calcul Excel sans utiliser le programme Office, mais vous devez savoir qu'il existe de nombreux autres programmes dédiés à cet effet, dont beaucoup sont gratuits : j'en ai parlé en détail dans mon guide des programmes Office gratuits.
