Vous venez de terminer la rédaction d'un important document de recherche pour l'école et vous avez enregistré le document au format Word. Désireux de savoir ce qu'en pense votre camarade de classe, vous avez décidé de le lui envoyer par courrier électronique. Le seul dommage est que vous n'êtes pas particulièrement familier avec les pièces jointes, et surtout avec le type de fichier en question, et que vous n'avez donc aucune idée de la façon de procéder.
Contrairement aux apparences et au-delà de ce que vous pouvez penser, vous n'aurez rien à faire de particulièrement complexe. En outre, on vous informe que vous pouvez le faire aussi bien en envoyant un courrier "traditionnel" qu'en agissant directement à partir de Word, ainsi qu'en recourant à l'utilisation de services Web tiers utilisés uniquement à cette fin. Alors, ne perdons plus de temps à bavarder et passons à l'action. Bonne lecture !
Envoi d'un document Word par courrier électronique
Pour commencer, découvrons comment envoyer un document Word par courrier électronique en utilisant les services de messagerie les plus populaires accessibles via le Web : Gmail, Outlook.com et Yahoo Mail. Tout est expliqué en détail ci-dessous. Comme nous l'avons dit au début, la procédure est assez simple.
Gmail
Si vous disposez d'un compte Gmail et que vous souhaitez envoyer un document Word en pièce jointe, la première étape importante à suivre est de vous connecter à la page Web principale du service et de vous connecter (si nécessaire) avec vos informations d'identification. Commencez ensuite à composer un nouveau message électronique en cliquant sur le bouton Écrire, situé dans le coin supérieur gauche.
La fenêtre permettant de composer un nouvel e-mail s'ouvre (en bas à droite de l'écran). Saisissez ensuite l'adresse électronique du destinataire dans le champ Destinataire et l'objet dans le champ Objet, puis tapez le corps du message dans la zone appropriée, celle située plus bas.
Maintenant, allez-y et attachez votre document Word. Pour ce faire, cliquez sur l'icône représentant un trombone dans la barre d'outils en bas de la page et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur. Veuillez noter que vous pouvez envoyer des pièces jointes d'une taille maximale de 25 Mo.
Si vous devez envoyer un fichier Word plus lourd ou si vous avez enregistré le document sur Google Drive, le service de stockage en nuage de Google, vous pouvez profiter de ce dernier pour envoyer le document. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Google Drive, qui se trouve toujours dans la barre d'outils en bas, sélectionnez l'onglet Télécharger dans la fenêtre qui s'ouvre, faites glisser le document à envoyer par e-mail et cliquez sur le bouton Télécharger situé en bas à gauche. Si le document se trouve déjà sur Google Drive, sélectionnez-le dans l'onglet Mes fichiers de la fenêtre qui s'affiche.
Enfin, attendez que le téléchargement des fichiers choisis commence et se termine, puis cliquez sur le bouton Envoyer en bas à gauche de la fenêtre de composition du message. C'est ça !
Outlook
Si votre service de courrier électronique est Outlook, vous pouvez envoyer votre document Word en tant que pièce jointe en procédant comme suit : allez sur la page principale du service et connectez-vous à votre compte (si nécessaire), puis cliquez sur le bouton Nouveau message en haut à gauche, pour commencer à composer un nouvel e-mail.
Lorsque l'écran de composition d'un nouveau message s'affiche (sur le côté droit de la page), tapez l'adresse électronique du destinataire dans le champ À et l'objet du message dans le champ Ajouter un objet. Tapez ensuite le corps du message dans la case ci-dessous.
Pour joindre le document Word, cliquez plutôt sur le bouton représentant un trombone dans la barre d'outils inférieure et sélectionnez, dans le menu qui s'ouvre, l'option Rechercher dans cet ordinateur (pour récupérer le fichier Word depuis votre PC) ou l'option Rechercher dans les chemins du nuage (pour récupérer le document Word depuis OneDrive, le service de stockage en nuage de Microsoft). Ce faisant, gardez à l'esprit que la limite de la taille des pièces jointes pour les fichiers locaux est de 34 Mo, tandis que pour ceux téléchargés depuis OneDrive, elle est de 2 Go.
Pour terminer, envoyez votre message en cliquant sur le bouton "Envoyer" situé en bas à gauche. C'était facile, n'est-ce pas ?
Yahoo Mail
Si votre service de messagerie est Yahoo Mail, pour envoyer un fichier Word en pièce jointe, vous devez d'abord vous rendre sur la page principale du service et vous connecter à votre compte (si nécessaire). Commencez ensuite à composer un nouveau message en cliquant sur le bouton Écrire en haut à gauche.
Dans l'écran qui s'affiche, remplissez le champ À avec l'adresse électronique du destinataire et le champ Objet avec le sujet du message. Utilisez ensuite le champ ci-dessous pour taper le corps du message.
Pour joindre votre document Word, cliquez sur le bouton du trombone dans la barre d'outils en bas de la page, puis sélectionnez le fichier de référence sur votre ordinateur. Veuillez noter que la taille maximale autorisée pour les pièces jointes est de 25 Mo.
Enfin, cliquez sur le bouton Envoyer en bas à gauche de l'écran et votre courriel sera envoyé immédiatement. Plus facile à faire qu'à dire !
Envoyer un document Word via un client de messagerie
Vous n'avez pas l'habitude d'utiliser votre compte de messagerie à travers son interface accessible via le Web et vous aimeriez comprendre comment envoyer un document Word via un client de messagerie, pour ordinateurs (par exemple Outlook sur Windows et Mail sur Mac) ou pour smartphones et tablettes (par exemple Gmail sur Android et iOS) ? On peut vous expliquer comment procéder dans ce cas aussi.
Quel que soit le logiciel ou l'application que vous utilisez, les opérations à effectuer sont toujours les mêmes : lancez le client, appuyez sur le bouton pour composer un nouveau message (généralement celui avec le crayon), tapez dans les champs dédiés l'adresse électronique du destinataire, l'objet et le corps du message et appuyez sur le bouton pour ajouter des pièces jointes (généralement celui avec le trombone).
Sélectionnez ensuite le fichier Word enregistré sur l'appareil que vous utilisez et appuyez sur le bouton pour procéder à l'envoi du message (dans la plupart des cas, c'est celui qui indique Envoyer ou avec l'enveloppe pour les lettres). C'est ça !
Solutions alternatives pour l'envoi d'un document Word par courrier électronique
Si vous ne pouvez pas (ou ne voulez pas) envoyer votre document Word via le service de messagerie que vous utilisez habituellement parce que la taille du fichier dépasse la taille autorisée ou peut-être parce que vous n'avez pas accès à votre boîte aux lettres électronique pour le moment, vous pouvez toujours réussir en vous appuyant sur certains outils et services alternatifs. Pour en savoir plus, poursuivez votre lecture.
Word
Saviez-vous que vous pouvez envoyer par e-mail un document DOC ou DOCX directement à partir de Word (aussi bien la version logicielle que la version en ligne) ? Non ? Eh bien, maintenant vous le savez et si cela vous intéresse, on peut vous expliquer comment faire.
Si vous utilisez l'application Word sur votre ordinateur, une fois que vous avez rédigé votre document, cliquez sur l'onglet Fichier en haut à gauche de l'écran, sélectionnez Partager dans le menu qui s'ouvre, puis sélectionnez Courrier et l'option Envoyer en pièce jointe. Rédigez ensuite votre message électronique avec le fichier Word en pièce jointe en utilisant le client que vous utilisez sur votre ordinateur. Vous pouvez également sélectionner l'option Inviter des utilisateurs > Enregistrer dans le nuage dans le menu susmentionné pour envoyer un courriel contenant le lien vers le document sur OneDrive à la personne concernée.
Si vous utilisez Word Online, après avoir modifié votre document, cliquez sur le menu Fichier en haut à gauche de la page, sélectionnez Partager dans le menu qui s'ouvre, puis l'option Partager avec d'autres. Dans la fenêtre qui s'affiche à ce stade, tapez l'adresse électronique du destinataire dans le champ À, le message que vous souhaitez joindre à l'e-mail dans le champ Ajouter une note brève et indiquez si vous souhaitez autoriser le destinataire à modifier le document ou non en cliquant sur le lien Destinataires autorisés à modifier et en faisant votre choix dans les menus déroulants correspondants. Enfin, cliquez sur le bouton Partager.
WeTransfer
Comme alternative aux solutions déjà mentionnées, vous pouvez envoyer votre document Word par e-mail en vous appuyant sur WeTransfer. Jamais entendu parler de ça ? C'est étrange, c'est très célèbre. Cependant, réparons cela dès maintenant. Il s'agit d'un service en ligne qui vous permet d'envoyer des fichiers d'un poids maximal de 2 Go par courrier électronique, gratuitement et sans inscription. Il existe également une version payante (12 euros/mois ou 12 euros/an) qui vous permet d'envoyer des fichiers d'une taille maximale de 20 Go.
Pour l'utiliser, connectez-vous à la page d'accueil du service, cliquez sur le bouton "Take me to the Free version" et, sur la nouvelle page qui apparaît, cliquez sur le bouton "Add file" (à gauche) pour sélectionner le document Word à envoyer par courrier.
Remplissez ensuite les champs Send an email to et Your email en indiquant, respectivement, l'adresse électronique du destinataire et la vôtre. Si vous le souhaitez, vous pouvez également saisir un message dans le champ "Message".
Puis envoyez-le en cliquant sur le bouton Transférer. La personne à qui vous avez envoyé le fichier peut ensuite le télécharger en cliquant sur le bouton de téléchargement dans le courriel que vous lui avez envoyé.
Filemail
Un autre service qui peut vous être utile pour effectuer l'opération décrite dans ce guide est Filemail. Il s'agit d'une ressource gratuite, utilisable directement via le navigateur et grâce à laquelle vous pouvez partager par e-mail des fichiers d'un poids total maximal de 2 Go. Il est très intuitif et fonctionne à partir de n'importe quel navigateur et système d'exploitation.
Pour l'utiliser, allez sur la page d'accueil du service et tapez votre adresse électronique dans le champ From (e-mail), puis entrez l'adresse électronique de la personne à qui vous voulez envoyer le fichier Word dans le champ To (e-mail). Saisissez ensuite l'objet du message dans le champ Objet et utilisez le champ Message pour saisir un message d'accompagnement.
Maintenant, vous devez sélectionner le fichier que vous voulez envoyer. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Ajouter un fichier" situé en bas et "récupérez" le document Word sur votre PC. Vous pouvez également faire glisser le fichier référencé vers le champ "Drop Files/Folders Here" situé en bas à gauche. Enfin, cliquez sur le bouton "Envoyer" et votre message sera envoyé immédiatement.
Le destinataire recevra un e-mail de Filemail et en l'ouvrant et en cliquant sur le lien qu'il contient, il pourra télécharger le document Word précédemment téléchargé. Notez que le téléchargement du document envoyé peut être effectué au maximum dix fois et dans un délai de trois jours à compter de la date de téléchargement (après quoi il sera supprimé des serveurs du service).
