Peut on faire des modèles avec Excel ? Gagnant beaucoup de temps en créant des tableaux personnalisés ou des modèles de factures qu'on utilise habituellement à chaque fois qu'on les utilise ou, pire encore, vous risquez de perdre parce que vous utilisez un simple fichier Excel créé auparavant (admettez-le, combien de fois l'avez-vous écrasé ?!).
La réponse est... oui ! Même dans Excel, vous pouvez facilement créer des modèles qui serviront de base à la création de nouveaux documents avec des styles différents de ceux des feuilles de calcul standard, dans cet article on vous explique comment procéder, étape par étape.
Pour le tutoriel, la version d'Office utilisée est celle de 2019, mais les indications de l'article doivent être considérées comme valables, également, pour les anciennes éditions de la suite, à partir de 2007 (toutes celles équipées de l'interface à onglets "Ruban"). De plus, ci après, certaines fonctionnalités d'Excel Online et d'Excel pour Android et iOS, sont mentionnées, toujours en ce qui concerne les modèles à utiliser pour créer de nouveaux classeurs.
Faire un modèle avec Excel sur Windows
Si vous voulez apprendre à faire un modèle avec Excel et utiliser un PC équipé de Windows, la première étape à faire est de démarrer le programme par son lien dans le menu Démarrer (celui accessible en cliquant sur l'icône du drapeau situé dans le coin inférieur gauche de l'écran) et de commencer à éditer la feuille de calcul avec tous les éléments que vous voulez utiliser comme base, pour créer vos prochains documents.
Par exemple, vous pouvez créer une clôture avec des bordures, sélectionner les cellules concernées avec la souris et cliquer sur le bouton d'ajout de bordures dans l'onglet Accueil, ajouter des formules pour la création automatique de sommes ou l'exécution automatique de calculs en fonction des valeurs que vous allez insérer dans les cellules de la feuille, etc.
Pour changer le type et le style de cellule, vous devez sélectionner les cellules que vous souhaitez modifier avec la souris, cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'une d'entre elles et cliquer sur l'élément Format de la cellule dans le menu qui apparaît. Dans la fenêtre qui s'ouvre, utilisez les options de l'onglet Nombre pour définir le type de contenu des cellules (par exemple, numéro, date, variable, etc.), les entrées de l'onglet Police pour modifier le caractère des cellules, Bordure pour ajouter une bordure, etc.
Lorsque vous avez fini de définir vos préférences, enregistrez-les en cliquant sur OK. Si vous rencontrez des problèmes pour mettre en place des calculs automatiques ou d'autres propriétés des cellules, consultez mes guides sur l'utilisation d'Excel et le calcul du pourcentage dans Excel.
Vous êtes, maintenant, prêt à sauvegarder votre modèle à partir de la feuille de calcul que vous venez de réaliser. Cliquez sur le bouton Fichier en haut à gauche, sélectionnez l'élément Enregistrer sous dans le menu sur le côté et appuyez sur le bouton Parcourir.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'option Modèle Excel ou Modèle Excel 97-2003 (si vous souhaitez créer un modèle qui soit, également, entièrement compatible avec les versions Office antérieures à 2007) dans le menu déroulant Enregistrer sous et cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer votre modèle dans le dossier des modèles Office.
Si votre document contient des macros que vous souhaitez faire activer automatiquement, choisissez l'option Modèle avec activation des macros Excel au lieu de "Modèle Excel" ou "Modèle Excel 97-2003" dans le menu "Enregistrer sous".
Si vous souhaitez personnaliser le dossier où sont enregistrés les modèles personnalisés d'Excel, cliquez sur le bouton Fichiers du programme (en haut à gauche) et sélectionnez l'élément Options dans le menu qui apparaît sur le côté. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'élément Sauvegarder (dans la barre latérale gauche). Tapez le chemin où vous souhaitez enregistrer les modèles dans le champ Chemin par défaut de mes modèles et cliquez sur le bouton OK, pour enregistrer les modifications.
C'est tout ! À ce stade, vous pouvez appeler, à tout moment, le modèle Excel nouvellement créé en ouvrant le programme et en le sélectionnant dans l'onglet "Personnes" de son écran d'accueil.
Si vous utilisez déjà Excel, cliquez sur le bouton Fichier en haut à gauche et sélectionnez Nouveau dans le menu qui apparaît. Cliquez, ensuite, sur l'onglet "Personnes" et sélectionnez le nom du modèle que vous avez créé pour l'utiliser comme base d'un nouveau document.
Si vous ne pouvez pas voir l'onglet "Personnes" dans le menu Excel ou si vous ne pouvez pas voir le modèle que vous venez de créer, essayez de suivre les instructions ci-dessous.
Appuyez sur Win R sur le clavier de votre PC pour appeler le panneau Run... de Windows et donnez la commande pdata% %% MicrosoftTemplates\ ;
Copiez l'adresse du dossier que vous venez d'ouvrir ;
Ouvrez Excel, allez dans Fichier > Options > Enregistrer et coller le chemin d'accès au dossier précédemment copié dans le champ Chemin par défaut de mes modèles.
Enfin, enregistrez à nouveau le modèle de feuille de calcul et celui-ci devrait apparaître sur l'écran d'accueil du programme.
Faire un modèle avec Excel sur Mac
Si vous utilisez un Mac, vous pouvez faire un modèle Excel en lançant l'application et en choisissant de créer un classeur vide. Personnalisez, ensuite, la feuille de calcul avec les couleurs, les bordures et les formules qui vous intéressent, en suivant les mêmes instructions que celles que je vous ai données dans le chapitre sur le tutoriel Windows et enregistrez le fichier comme modèle.
Pour ce faire, cliquez sur l'élément Fichier dans la barre supérieure et choisissez l'option Enregistrer comme modèle dans le menu qui s'ouvre. À ce stade, choisissez d'enregistrer le fichier comme modèle Excel, modèle Excel macro-activé ou modèle Excel 97-2004, en sélectionnant l'une des options disponibles dans le menu déroulant Format de fichier. Assurez-vous que le dossier Modèles est sélectionné dans le menu qui s'y trouve, tapez le nom que vous souhaitez attribuer au modèle et cliquez sur le bouton Enregistrer pour terminer l'opération.
Si vous n'avez pas sélectionné le dossier Templates dans le menu Located in, cliquez sur la flèche adjacente et allez dans le chemin /Users/tuone/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content.localized/Templates.localized.
Une fois que vous avez enregistré votre modèle, vous pouvez l'utiliser en sélectionnant Nouveau dans l'écran d'accueil d'Excel (dans la barre latérale gauche), puis en double-cliquant sur son icône. Si vous utilisez déjà Excel, vous pouvez accéder au même menu en sélectionnant Fichier > Nouveau modèle dans la barre de menu supérieure.
Créer un modèle avec Excel Online
Comme mentionné au début de l'article, il existe, également, une version d'Excel Web que vous pouvez utiliser gratuitement depuis votre navigateur, à condition de disposer d'un compte Microsoft. Malheureusement, il n'inclut pas toutes les fonctionnalités d'Excel pour Windows ou de MacOS et, parmi les fonctions manquantes, il y a celle relative à la sauvegarde des modèles personnalisés. Cependant, il existe de nombreux modèles prédéfinis et personne n'interdit de télécharger de simples fichiers XLSX ou XLS pour les utiliser comme modèles.
Si vous voulez essayer Excel Online, connectez-vous avec votre compte Microsoft (si nécessaire) et choisissez de créer un nouveau document à partir d'un des modèles disponibles ou d'utiliser un document existant comme modèle. Dans ce dernier cas, vous devez d'abord télécharger le fichier XLSX/XLS à utiliser comme modèle sur votre espace OneDrive, le service de stockage dans le nuage de Microsoft.
Ensuite, connectez-vous à la page d'accueil de OneDrive, cliquez sur le bouton "Aller à mon OneDrive", connectez-vous avec votre compte Microsoft (si nécessaire) et faites glisser le fichier à utiliser comme modèle Excel dans la fenêtre du navigateur. Lorsque le téléchargement est terminé, double-cliquez sur le fichier que vous venez de télécharger et il s'ouvrira dans Excel Online.
Après l'édition d'un fichier, les modifications qui lui sont appliquées seront automatiquement enregistrées sur OneDrive, puis le document original sera écrasé. À cet égard, si vous ne voulez pas perdre votre "modèle" original, il est recommander de le télécharger en double ou d'utiliser la fonction "Copy In" de OneDrive (accessible par un clic droit sur le fichier que vous voulez dupliquer) pour créer une copie avant de l'éditer.
Pour télécharger les documents édités en Excel Online sur votre PC, cliquez sur le bouton Fichier en haut à gauche, sélectionnez l'élément Enregistrer sous dans le menu qui s'ouvre et cliquez sur le bouton Télécharger une copie. Plus facile que cela ? !
Réaliser un modèle avec Excel sur les smartphones et les tablettes
Microsoft Excel est, également, disponible sous forme d'application pour Android, iOS et Windows 10 Mobile, il est gratuit pour tous les appareils de 10,1" ou moins (sinon il faut un abonnement à Office 365, à partir de 7 euros/mois) mais, comme Excel Online, il offre uniquement la possibilité d'utiliser des modèles prédéfinis et de télécharger des fichiers XLSX/XLS, existants pour les utiliser comme modèles.
Cela dit, pour utiliser l'application, il vous suffit de la télécharger sur votre appareil (à moins qu'elle ne soit déjà installée sur celui-ci), de la lancer et de vous connecter à votre compte Microsoft. À ce stade, choisissez de créer un nouveau classeur en utilisant l'un des modèles disponibles ou d'ouvrir un fichier existant en utilisant l'onglet Ouvrir.
Vous pouvez télécharger des fichiers à partir de la mémoire interne de l'appareil et de divers services de stockage dans le nuage, tels que OneDrive, Dropbox et Google Drive. Pour accéder à un service en nuage à partir d'Excel, sélectionnez l'onglet Ouvrir et appuyez sur Ajouter un emplacement. Les modifications que vous apportez à vos fichiers sont enregistrées automatiquement. Dans le cas de la création d'un nouveau document, il faut plutôt appuyer sur la flèche de retour (en haut à gauche) et taper le nom à lui attribuer.
Salvatore Aranzulla est le blogueur et vulgarisateur informatique le plus lu en Italie. Connu pour avoir découvert des vulnérabilités dans les sites de Google et de Microsoft. Il collabore avec des magazines d'informatique et il est responsable de la rubrique technologique du quotidien Il Messaggero. Il est le fondateur d'Aranzulla.it, l'un des trente sites les plus visités en Italie, dans lequel il répond avec simplicité à des milliers de doutes informatiques. Il a publié pour Mondadori et Mondadori Informatica.
