L'organigramme est un type particulier d'organigramme qui est, généralement, utilisé pour illustrer facilement les hiérarchies et les rangs des membres d'une entreprise ou d'une institution. Les consulter est très simple, car il suffit de voir comment les principaux éléments se ramifient pour comprendre d'un coup d'œil la structure d'une entreprise, vous garantis que même leur création n'est pas du tout compliquée, surtout si vous utilisez un programme complet et polyvalent comme Microsoft Word.
Si vous n'avez jamais essayé, et il se trouve que vous devez, maintenant, créer un organigramme, retroussez vos manches et suivez-moi parce que on va vous expliquer pas à pas comment faire un organigramme avec Word de manière simple et rapide. Vous verrez : quand vous ferez le premier organigramme, vous aurez l'impression de n'avoir jamais rien fait d'autre dans votre vie ! Pour approfondir le sujet, on vous montrera dans les prochains paragraphes comment utiliser l'outil SmartArt inclus dans la version de bureau de Word pour créer des organigrammes de manière assez rapide et comment les réaliser, également, à partir de smartphones et de tablettes, même si c'est avec moins de confort.
Juste une petite précision avant de commencer : pour ce guide, j'ai utilisé Office 2016 pour Windows et macOS qui, au moment de la rédaction, est la dernière version de la suite de productivité domestique de Microsoft. Toutefois, les indications que vous trouverez dans les lignes suivantes devraient, également, être valables pour les anciennes versions de Word (à partir de 2007, c'est-à-dire toutes les versions qui ont l'interface à onglets Ribbon). Cela dit, on dirai que nous pouvons vraiment commencer !
Comment réaliser un organigramme avec Word sur PC/Mac ?
Comme on l'a mentionné dans l'introduction de ce tutoriel consacré à la réalisation d'un organigramme avec Word, la version de bureau du programme d'écriture vidéo de Microsoft (disponible pour Windows et MacOS), permet de créer facilement de tels organigrammes à l'aide de l'outil SmartArt qui, malheureusement, n'est pas inclus dans sa version mobile (mais nous en parlerons plus tard). Maintenant, ne perdons plus de temps en bavardages et passons directement à l'action : lancez Word sur votre ordinateur, afin que nous puissions découvrir, ensemble, comment l'utiliser au mieux pour la création d'organigrammes dignes d'être définis comme tels.
Après avoir lancé Word sur votre ordinateur, appuyez sur le modèle de document vide sur l'écran d'accueil du programme, afin de pouvoir commencer à créer un nouveau document, puis appuyez sur l'onglet Insérer un courrier en haut. Dans le menu qui apparaît en haut de la fenêtre, appuyez sur le bouton SmartArt, de manière à rappeler l'outil qui permet de créer des éléments graphiques complexes, tels que des organigrammes.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le type d'élément que vous souhaitez insérer dans votre document texte : Tous, pour afficher tous les éléments graphiques disponibles dans une seule fenêtre ; Listes, si vous souhaitez utiliser des modèles sous forme de liste ; Cycles, si vous souhaitez utiliser des graphiques représentant des cycles d'information ; Hiérarchies, si vous souhaitez créer un organigramme "classique" ; Relations, pour afficher les modèles qui vous permettent de mettre en évidence les relations existantes entre deux ou plusieurs éléments du graphique ; Matrice, si vous souhaitez créer des graphiques matriciels ; Pyramide, si vous souhaitez créer un graphique pyramidal ou Images, si vous souhaitez créer un graphique composé, principalement, d'images.
On vous suggère d'utiliser les modèles de la section Hiérarchies, car non seulement ils sont faciles à utiliser, mais ils sont pratiquement parfaits pour créer des organigrammes en quelques étapes (les autres sont plus utiles dans d'autres contextes). Après avoir sélectionné un des 13 modèles disponibles dans la section en question (Organigramme, Organigramme avec nom et position, Organigramme en demi-cercle, etc.), appuyez sur le bouton OK pour confirmer votre choix.
Vous devez, maintenant, avoir un organigramme de base au milieu de la feuille de travail. Pour éditer le texte à l'intérieur de chaque rectangle de l'organigramme, il suffit de cliquer sur les éléments [Texte] à l'intérieur de ceux-ci ou, si vous préférez, d'utiliser la zone de texte Type à gauche pour entrer les noms et/ou les positions à illustrer dans le tableau. Pour modifier l'apparence de l'organigramme - les couleurs, la disposition des cases, etc. - vous pouvez utiliser les boutons et les menus de l'onglet Conception de mots.
Pour ajouter ou supprimer des rectangles de l'organigramme, vous devez, d'abord, sélectionner l'un d'entre eux, puis, après avoir ouvert l'onglet Dessin, appuyez sur le bouton Ajouter une forme situé en haut à gauche et, dans le menu qui apparaît, sélectionnez l'une des options disponibles : Ajouter une forme après pour ajouter un rectangle à droite de celui qui est sélectionné ; Ajouter une forme avant pour ajouter un rectangle à gauche de celui qui est sélectionné ; Ajouter une forme au-dessus pour ajouter un rectangle au-dessus de celui qui est sélectionné ; Ajouter une forme en dessous pour ajouter un rectangle en dessous de celui qui est sélectionné, et ainsi de suite.
Vous pouvez, également, déplacer un élément (c'est-à-dire un rectangle) de l'organigramme vers une hiérarchie supérieure ou inférieure, à l'aide des boutons Couche supérieure et Couche inférieure situés en haut à gauche, et déplacer les éléments de gauche à droite (ou inversement) en cliquant sur le bouton approprié situé en haut à gauche de la barre d'outils Word. Une fois votre travail terminé, enregistrez le document que vous avez créé en appuyant sur le bouton Fichier situé dans le coin supérieur gauche, puis en sélectionnant Enregistrer/Enregistrer sous dans le menu qui apparaît. Plus facile que cela ? !
Si vous souhaitez réaliser un organigramme avec Word et utiliser Office 2003 ou une version antérieure, le mécanisme est pratiquement identique à celui qu'on vient d'illustrer. La seule différence étant que l'option de création de l'organigramme se trouve dans le menu Insertion > Diagramme et que les options de modification sont toutes situées dans une barre d'outils qui apparaît avec l'organigramme lui-même. Bon travail !
Remarque : il existe, également, une version en ligne de Word, qui peut être utilisée gratuitement à partir du navigateur, mais qui ne comprend malheureusement pas WordArt ni les autres outils nécessaires à la création d'organigrammes. Malheureusement, on ne peut pas le recommander pour les besoins de ce tutoriel.
Comment réaliser un organigramme avec Word sur les smartphones et tablettes ?
Vous souhaitez créer un organigramme sur Word à partir de votre smartphone ou de votre tablette ? On est désolé de vous dire cela, mais comme on l'a déjà mentionné, vous ne pourrez malheureusement pas compter sur l'outil SmartArt. Cela ne signifie pas que vous ne pourrez pas créer un organigramme mobile - vous pouvez utiliser les formulaires Word et les chefs d'orchestre à cette fin - mais simplement que le travail sera un peu plus lourd à accomplir : c'est tout. Si vous êtes prêt à démarrer, lancez l'application officielle Word sur votre appareil Android, iOS ou Windows 10 Mobile et commencez dès maintenant !
Remarque : l'application Word pour les appareils mobiles peut être utilisée gratuitement sur tous les appareils de 10.1″ ou moins ; pour les appareils plus volumineux, vous devez, toutefois, obligatoirement vous abonner à Office 365, qui commence à 7 euros par mois.
Réaliser un organigramme avec Word sur Smartphone
Si vous agissez à partir d'un smartphone, après avoir lancé l'application Word, appuyez sur le bouton ( ) Nouveau situé en bas à gauche, puis sur le modèle de document vide pour commencer à créer un nouveau document. Ensuite, appuyez sur le bouton (...) en bas à droite et sur le bouton Accueil à gauche et sélectionnez Insérer dans le menu qui s'ouvre.
Appuyez, maintenant, sur le bouton Formes, sélectionnez la forme que vous voulez utiliser pour créer les différentes boîtes et connecteurs de l'organigramme, appuyez dessus, puis déplacez-la dans le document en la plaçant à l'endroit que vous préférez.
Pour ajouter d'autres formes, appuyez sur le bouton "Insérer", sélectionnez la forme que vous souhaitez ajouter, placez-la à l'intérieur du document et répétez cette opération pour tous les boîtiers et connecteurs de l'organigramme. Pour insérer du texte dans les différentes cases qui composent l'organigramme, il suffit de double-cliquer sur chacune d'elles et d'ajouter le texte que vous souhaitez faire apparaître dans le graphique. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur la flèche de retour pour choisir le nom à attribuer à votre dossier.
Réaliser un organigramme avec Word sur tablette
Si vous agissez à partir d'une tablette, après avoir lancé l'application Word, appuyez sur le bouton ( ) Nouveau situé dans la barre latérale gauche, puis sur le modèle de document vide pour commencer à créer un nouveau document. Puis, dans le menu qui s'ouvre, appuyez sur l'onglet Insérer et sur le bouton Formes (l'icône en forme de cercle avec le carré en haut).
Sélectionnez, ensuite, la forme que vous souhaitez utiliser pour créer les différentes cases de l'organigramme et des connecteurs, tapez dessus puis déplacez-la dans le document en la plaçant à l'endroit souhaité et ajoutez, ensuite, d'autres formes pour compléter la structure du tableau en tapant sur le bouton Insérer. Pour insérer du texte dans les différentes cases qui composent l'organigramme, il faut plutôt double-cliquer sur chacune d'elles et ajouter le texte en le tapant au clavier. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur la flèche de retour pour choisir le nom à attribuer au fichier nouvellement créé.
