Avez-vous besoin de tirer au sort une liste de noms pour désigner le gagnant d'un concours que vous avez organisé sur votre blog ? Vous devez tirer au sort des numéros pour déterminer qui gagnera le prix de pêche que vous avez organisé ? Vous n'avez pas besoin de savoir quel logiciel ou service en ligne il faut prendre, il vous suffit d'utiliser Microsoft Excel. Vous ne le saviez peut-être pas, mais vous devez savoir que vous pouvez utiliser le potentiel du populaire programme de traitement des feuilles de calcul inclus dans le paquet Office pour dresser une liste de noms ou de valeurs et les extraire par lot : le tout en quelques clics (ou tapes). Mais comment faire ?
Informations préliminaires
Avant d'entrer dans le vif du sujet et donc d'aller découvrir comment tirer au sort avec Excel, vous devez télécharger et installer le fameux programme Microsoft sur votre ordinateur, votre smartphone et/ou votre tablette.
En ce qui concerne la version en ligne d'Excel, il s'agit d'une application web gratuite mise à disposition par Microsoft avec Office Online et accessible depuis n'importe quel navigateur et système d'exploitation, après s'être connecté à son compte Microsoft.
Sur les smartphones et les tablettes, cependant, vous pouvez télécharger l'application Excel via l'Android Play Store et l'App Store d'iOS. L'application est gratuite pour tous les appareils d'une taille inférieure ou égale à 10,1", sinon elle nécessite l'abonnement à un plan Office 365.
Toujours avant de vous lancer dans le tirage au sort, il faut souligner que l'opération peut être réalisée à l'aide de formules spéciales. Au cas où vous ne le connaissez pas, les formules sont l'une des principales caractéristiques d'Excel. Leur utilisation est très utile pour traiter et gérer les données saisies dans le tableur.
Une autre chose à préciser est le fait que les données à utiliser pour le tirage doivent être insérées dans le tableur Excel à l'intérieur des différentes cellules, c'est-à-dire la "chose" qui constitue le tableur et qui est obtenue en le divisant en colonnes et en lignes. En outre, toutes les colonnes et lignes sont marquées respectivement par des lettres et des chiffres qui permettent de les identifier.
Comment tirer au sort avec Excel ?
Voici comment le faire à l’aide d'un ordinateur, d'un smartphone et d'une tablette.
Ordinateur
Si vous utilisez Excel depuis un ordinateur, pour effectuer votre tirage au sort, démarrez d'abord le programme en sélectionnant le lien correspondant dans le menu "Démarrer" (sous Windows) ou en cliquant sur son icône attachée au lanceur (sous macOS). Sur l'écran qui s'affiche, choisissez de créer une nouvelle feuille de calcul vide en sélectionnant l'option "Feuille de calcul vide" dans la section "Accueil" du programme.
Remplissez ensuite la feuille Excel qui s'affiche maintenant avec les noms ou numéros que vous voulez utiliser pour le tirage au sort dans la colonne A (par exemple de la cellule A1 à la cellule A100) et dans la colonne B (par exemple de la cellule B1 à la cellule B100). Ensuite, allez à la colonne D et tapez la formule =casual() dans la première cellule de cette dernière (par exemple D1).
Une fois que vous avez entré la formule dans la première cellule de la colonne, cliquez sur le petit carré vert en bas à droite de la colonne et, en continuant à cliquer, transportez-la vers la dernière cellule (par exemple 100), de sorte que des valeurs numériques apparaissent dans chacune des cellules de la colonne D.
À ce stade, passez à la colonne E et, dans la première cellule de cette dernière, entrez la formule =INDEX(A$1:A$100;RANGO($D1;$D$1:$D$100)), où les valeurs A$1 et A$100 indiquent les cellules de début et de fin avec les noms ou les numéros de la première colonne et les valeurs $D$1 et $D$100 indiquent les cellules de la colonne avec les valeurs numériques précédemment générées.
Cliquez ensuite sur la cellule E1, copiez le contenu en utilisant la combinaison de touches Ctrl C (sous Windows) ou cmd c (sous macOS) et collez-le dans la cellule F1 en utilisant la combinaison de touches Ctrl V (sous Windows) ou cmd v (sous macOS). Lorsque l'opération est terminée, sélectionnez les cellules E1 et F1 avec le pointeur de la souris, cliquez sur le petit carré vert en bas à droite de la sélection et, en le maintenant enfoncé, transportez le tout vers la dernière cellule (par exemple la cellule numéro 100).
Vous devriez maintenant vous retrouver avec les colonnes E et F remplies des noms ou des numéros des colonnes A et B, mais dans un ordre aléatoire. Vous pouvez changer cet ordre en permanence et ensuite tirer au sort avec Excel toutes les valeurs des colonnes A et B en appuyant sur la touche F9 de votre clavier de PC. Cela a l'air compliqué en apparence, mais c'est en fait très facile. Il suffit de suivre le schéma, en changeant les formules en fonction de la position et du nombre de valeurs à dessiner.
Si nécessaire, vous pouvez également insérer de nouvelles lignes dans la feuille de calcul, afin qu'elle soit mieux formatée pour le tirage. Les formules s'adapteront automatiquement à ces dernières sans qu'il soit nécessaire de les modifier manuellement.
Après avoir créé et utilisé la feuille de calcul pour le tirage, vous devez la sauvegarder, afin de pouvoir l'utiliser à l'avenir comme modèle de base pour effectuer d'autres tirages au sort et/ou classements. Pour ce faire, cliquez sur le menu "Fichier" en haut à gauche, sélectionnez Ce PC (pour enregistrer le fichier localement) ou OneDrive (pour enregistrer le fichier sur le service de stockage en ligne de Microsoft), indiquez l'emplacement exact et le nom que vous souhaitez donner au document et appuyez sur le bouton "Enregistrer".
En ligne
Tout d'abord, rendez-vous sur la page d'accueil du service et, si nécessaire, connectez-vous à votre compte Microsoft en remplissant les champs appropriés à l'écran. Une fois connecté, commencez à créer une nouvelle feuille de calcul en sélectionnant l'option "Nouveau classeur vide" .
Maintenant que vous voyez la feuille de calcul vide à l'écran, remplissez-la en suivant les instructions. Rien ne change et l'interface de l'application en ligne est pratiquement la même que la variante de bureau pour Windows et macOS.
Une fois le tirage au sort terminé, il faut sauvegarder le fichier Excel obtenu afin de pouvoir l'utiliser à l'avenir. Pour ce faire, cliquez sur l'élément "Fichier" en haut à gauche, sélectionnez l'élément "Enregistrer sous" dans le menu qui apparaît et choisissez soit de sauvegarder une copie du document sur OneDrive en sélectionnant l'option "Enregistrer sous" , soit de télécharger le fichier localement en cliquant sur "Télécharger une copie".
Smartphone et tablette
Comment tirer au sort avec Excel qui fait office de smartphone et de tablette, en utilisant la populaire application de feuille de calcul disponible pour Android et iOS. Tout d'abord, prenez votre appareil, déverrouillez-le, allez sur l'écran d'accueil et lancez l'application Excel en tapant sur son icône (celle qui porte le logo du programme).
Maintenant que vous voyez l'écran principal d'Excel, commencez à créer une nouvelle feuille de calcul : si vous utilisez Android, tapez sur l'icône de la feuille de calcul dans le coin supérieur droit. Si vous utilisez iOS, allez à la section "Nouveau" et ensuite, quelle que soit la plate-forme que vous utilisez, sélectionnez l'option "Vider le classeur".
À ce stade, remplissez la feuille Excel affichée à l'écran en inscrivant dans les colonnes A et B les noms ou les numéros que vous souhaitez utiliser pour le tirage au sort. Pour appeler le clavier virtuel afin de saisir vos données, tapez deux fois sur la cellule qui vous intéresse, tandis que pour passer rapidement à la cellule suivante, appuyez sur la touche "Entrée" qui y est attachée.
Ensuite, allez à la colonne D et entrez la formule =casual() dans la première cellule de la colonne. Ensuite, sélectionnez la cellule dans laquelle vous venez d'entrer la formule, tapez dessus à nouveau, choisissez l'option "Remplir" dans le menu qui apparaît et faites glisser le point vert dans le coin inférieur droit de celle-ci vers la dernière cellule, de sorte que des valeurs numériques apparaissent dans chacune des cellules de la colonne D.
Passez ensuite à la colonne E et, dans la première cellule de cette dernière, entrez la formule =INDEX(A$1:A$100;RANGO($D1;$D$1:$D$100)), où les valeurs A$1 et A$100 indiquent les cellules de début et de fin avec les noms ou numéros de la première colonne et les valeurs $D$1 et $D$100 indiquent les cellules de la colonne avec les valeurs numériques précédemment générées.
Sélectionnez ensuite la cellule E1, copiez le contenu en tapant à nouveau dessus, appuyez sur "Copier" dans le menu qui apparaît et collez les données en question dans la cellule F1, en sélectionnant cette dernière, en tapant à nouveau dessus et en choisissant "Coller" dans le menu affiché.
Maintenant, sélectionnez les cellules E1 et F1 en tapant sur l'une d'elles, en faisant glisser le rectangle de sélection vers l'autre et en appuyant et en maintenant enfoncé le point vert dans le coin inférieur droit.
Choisissez ensuite l'option "Remplir" dans le menu qui s'ouvre et, toujours à l'aide du point vert, faites glisser la sélection jusqu'à la dernière cellule des colonnes engagées. Une fois cela fait, les colonnes E et F seront remplies, dans un ordre aléatoire, avec les noms ou les numéros des colonnes A et B.
Bien entendu, si vous le jugez approprié, vous pouvez insérer de nouvelles lignes dans le tableur. Dans ce cas, ne vous inquiétez pas, les formules s'adapteront automatiquement sans que vous ayez à faire d'autres modifications manuelles. Bien sûr, vous pouvez aussi utiliser d'autres colonnes.
Une fois que vous avez créé votre feuille de calcul pour le tirage, il est recommandé de la sauvegarder afin de pouvoir l'utiliser plus tard. Donc, tapez sur le bouton en trois points en haut à droite de l'écran, tapez sur le bouton "Enregistrer "dans le nouvel écran, tapez le nom que vous voulez donner au fichier dans le champ "Nom", choisissez l'endroit où vous voulez stocker le document entre OneDrive ou l'un des chemins d'accès locaux disponibles et tapez sur le bouton Enregistrer le courrier en haut (toujours à droite).
