On vous a demandé de créer une présentation PowerPoint pour un projet scolaire et vous souhaitez faire bonne impression devant votre classe ? Vous avez besoin de créer une présentation pour montrer à vos employés et/ou clients les performances économiques/financières de votre entreprise et vous souhaitez éviter les erreurs de forme dans vos diapositives ? Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions ou, en tout cas, si vous souhaitez faire une belle présentation, on sera heureux de vous aider.
Dans les prochains paragraphes de ce tutoriel, on expliquera comment réaliser un PowerPoint parfait en vous donnant quelques "trucs" théoriques et quelques indications pratiques qui, on l'espère, vous seront utiles pour faire une présentation efficace et aussi belle à voir. Vous pourrez ainsi impressionner les personnes qui verront votre travail, qu'il s'agisse de vos professeurs, de vos camarades de classe, de vos collègues ou de vos clients.
Alors, que faites-vous encore là ? Force et courage : mettez-vous à l'aise, prenez tout le temps nécessaire pour vous concentrer sur la lecture des paragraphes suivants et, surtout, essayez de mettre en œuvre les "conseils" qu'on vous donnera. on n'a plus qu'à vous souhaiter bonne lecture et surtout bon travail !
Définir le style de présentation
Définir le style de présentation est la première chose à laquelle vous devez penser si vous voulez faire un PowerPoint parfait. En effet, le choix du style avant de mettre la main à la présentation vous permettra d'identifier le thème à développer et surtout le fil conducteur à suivre pour relier les différentes diapositives qui le composent.
Par style, on entend non seulement le thème graphique de la présentation, mais aussi le langage à utiliser dans celle-ci. Lorsque vous définissez le style, on vous suggère de vous concentrer sur le public auquel vous décidez de montrer votre projet : en vertu de cela, en effet, vous pouvez choisir le ton à utiliser, le regard que votre projet doit prendre, etc.
Que se passerait-il si on décidait de sauter cette phase préliminaire ? La présentation pourrait ne pas avoir de fil conducteur bien défini, être trop "pompeuse" ou "ennuyeuse" et serait difficile à suivre pour le public.
En plus de penser au public auquel vous allez présenter, prenez également en compte le thème que vous voulez aborder : cela aura une incidence sur le contenu des diapositives. Dans tous les cas, veillez à utiliser un langage simple et direct. Même si vous devez aborder des sujets complexes et bien articulés, n'utilisez pas trop de détails techniques (là où vous n'êtes pas obligé de le faire). Ainsi, ceux qui assistent à la présentation se souviendront de beaucoup plus d'informations.
En ce qui concerne les graphiques, vous pouvez également vous inspirer de certains modèles PowerPoint en ligne (même dans PowerPoint lui-même), mais essayez de viser l'essentiel et d'être original dans la présentation : ne vous contentez pas de choisir un thème et de modifier le texte et les photos d'exemple.
Choisissez des caractères lisibles
Le choix de caractères d'écriture lisibles est d'une importance capitale si vous voulez faire une présentation agréable à suivre. Il n'est pas évident que le public auquel vous présenterez votre projet pourra lire le texte des diapositives : cela dépend beaucoup des polices que vous utilisez et de la taille des caractères.
Pour éviter de rendre le texte des diapositives illisible, évitez d'utiliser des polices illisibles (comme les polices calligraphiques) et, autre chose à garder à l'esprit, assurez-vous que le texte est de la bonne taille : si une police est trop petite, elle pourrait être lue relativement facilement par les personnes des premières rangées, mais pas par les autres personnes présentes. Tout en restant sur le sujet de la lisibilité, veillez également à ne pas utiliser de couleurs qui pourraient confondre le texte avec le fond des diapositives.
Lors du choix de la police d'écriture, ainsi que de la taille et de la couleur des caractères, il faut tenir compte du nombre de personnes présentes, de la manière dont elles seront disposées, de l'écran sur lequel les diapositives seront projetées et, surtout, de la distance entre les personnes présentes et la toile ou l'écran qui sera utilisé pour la présentation.
Essayez, si possible, de conserver un style de mise en forme du texte aussi cohérent que possible : les titres et sous-titres des différentes diapositives, par exemple, doivent avoir la même couleur, la même police et la même taille. Il en va de même pour les autres parties du texte des diapositives.
on vous conseille toutefois de ne pas "encombrer" les diapositives de la présentation avec trop de texte : mieux vaut utiliser peu de phrases significatives que des paragraphes plutôt longs : cela vous permettra d'agrandir les caractères juste assez pour les rendre lisibles.
Sur le plan pratique, pour formater votre texte en PowerPoint pour ordinateur (que ce soit la version client ou la version Web), sélectionnez le texte qui vous intéresse, cliquez sur l'onglet Accueil (en haut à gauche) et choisissez la police, la taille de la police et la couleur à l'aide des menus déroulants prévus à cet effet.
Si vous préférez agir comme un téléphone portable, tapez le texte qui vous intéresse dans l'application PowerPoint pour smartphones, appuyez sur l'icône A en haut et, après avoir sélectionné l'onglet Accueil (en bas à gauche), personnalisez la police, la taille de la police et la couleur du texte à l'aide des boutons prévus à cet effet. Sur les tablettes, l'interface PowerPoint est pratiquement la même que celle de la version PC.
Utilisation de grandes images
Le conseil qu'on vient de vous donner dans le chapitre précédent est étroitement lié à l'utilisation extensive des images : si vous insérez peu ou pas d'images, en fait, la présentation serait "vide" et incomplète.
En ce qui concerne les images, il en va de même pour les caractères d'écriture : ils doivent être clairement visibles par tous, même par ceux qui sont les plus éloignés de la source de projection. Veillez donc à utiliser de grandes images plutôt que des photos "format timbre", en vous assurant qu'elles ont une bonne résolution, qu'elles sont belles à regarder et, surtout, qu'elles rendent clairs les concepts que vous voulez exprimer en mots.
L'une des images que vous souhaitez utiliser dans votre projet est de trop faible résolution et vous craignez de devoir la remplacer par une autre ? Réfléchissez à ce qu'il faut faire : vous pouvez peut-être essayer d'augmenter la résolution de la photo en question pour tenter de "sauver le sauveteur". Si cela n'a pas l'effet souhaité, autant la remplacer par une autre image.
Si, par contre, vous ne trouvez pas de belles images à intégrer dans la présentation, faites une "balade" sur les sites d'images gratuites qu'on vous a recommandé dans le tutoriel consacré au sujet.
Pour insérer une image dans PowerPoint pour ordinateur, cliquez sur l'onglet Insérer, appuyez sur le bouton Images et choisissez l'image que vous voulez insérer dans le projet. À partir du smartphone, appuyez plutôt sur le symbole de la carte postale en bas et sélectionnez l'image qui vous intéresse. Sur une tablette, l'interface de PowerPoint est pratiquement la même que celle de la version PC.
Faites bon usage des tableaux et des graphiques
Si votre présentation porte sur des sujets statistiques/mathématiques ou économiques/financiers, il est pratiquement indispensable de faire un bon usage des tableaux et graphiques. Grâce à l'utilisation de ces supports visuels, vous pouvez en effet attirer l'attention de vos spectateurs sur les données et les informations qu'ils contiennent, les mettant ainsi en mesure de les analyser d'un seul coup d'œil.
Si vous décidez d'inclure un tableau ou un graphique dans votre présentation, on vous recommande d'y consacrer une diapositive entière : de cette façon, les données que vous présenterez au cours de la présentation auront un impact beaucoup plus important et seront plus facilement mémorisées par vos interlocuteurs.
Comme vous pouvez le comprendre, c'est l'objectif à viser, surtout si vos téléspectateurs sont des personnes avec lesquelles vous avez des relations d'affaires (par exemple, des clients, des fournisseurs, des actionnaires, etc.)
Pour ajouter un tableau ou un graphique sur PowerPoint à partir d'un ordinateur, cliquez sur l'onglet Insérer, appuyez sur le bouton Tableau ou Graphique et définissez les caractéristiques de l'objet que vous avez décidé d'insérer.
À partir du smartphone, tapez plutôt sur le symbole A en haut, sélectionnez l'onglet Insérer dans le menu situé à gauche de votre intérêt et appuyez sur l'élément Tableau pour l'insérer dans le projet. Sur tablette, l'interface de PowerPoint est la même que celle de la version PC. Depuis le mobile, il n'est pas possible d'ajouter des graphiques à votre présentation (sauf en les créant dans Excel et en les y copiant, mais on vous conseille de ne pas le faire).
N'exagérez pas avec les animations
L'un des aspects les plus amusants des présentations PowerPoint est la capacité d'animer les éléments des diapositives. Cependant, on vous conseille de ne pas en faire trop avec les animations. Leur but est de rendre le contenu à présenter moins trivial et plus dynamique, mais en abuser peut être contre-productif et distraire vos spectateurs.
Lorsque vous utilisez des animations, on vous suggère de faire bon usage des animations entrantes et sortantes, afin de pouvoir mettre en évidence des concepts qui seraient autrement plus difficiles à rendre évidents. Par conséquent, n'animez pas tout ce qui est présent dans les différentes diapositives : n'identifiez que les éléments qui, s'ils sont animés, peuvent donner une contrepartie supplémentaire qui sert la présentation.
Veuillez noter que pour insérer des animations dans votre présentation PowerPoint, vous devez d'abord sélectionner l'objet auquel vous souhaitez appliquer l'animation, cliquer sur l'onglet Animations, cliquer sur le bouton Ajouter une animation et sélectionner l'un des effets disponibles. Définissez la durée et le début de l'animation à l'aide des options disponibles dans le volet Animation.
Depuis le smartphone, au lieu de cela, après avoir sélectionné l'objet à animer, ouvrez l'onglet Animations (en bas à gauche, si vous ne le voyez pas, appuyez sur le A situé en haut) et sélectionnez un des effets disponibles. Sur tablette, l'interface de PowerPoint est pratiquement la même que celle de la version PC.
Si vous avez besoin de conseils supplémentaires sur la façon d'animer des images sur PowerPoint et sur la façon d'animer du lettrage sur PowerPoint, jetez un coup d'œil aux informations contenues dans les guides qu'on vient de vous relier.
Aligner le contenu de chaque diapositive
Si vous voulez donner une touche d'uniformité et d'ordre à la présentation, on vous suggère d'aligner le contenu de chaque diapositive. Si une diapositive est remplie d'informations disposées dans un ordre aléatoire, vous risquez d'avoir l'air désordonné et de créer une confusion dans l'esprit des personnes assistant à la présentation. Vous ne voulez pas que cela arrive, n'est-ce pas ?
Essayez donc de faire attention à la façon dont vous disposez les éléments de chaque diapositive, en vous assurant que les titres et, plus généralement, les textes sont tous dans une certaine position (si possible). Assurez-vous également qu'il n'y a pas d'éléments qui se chevauchent et vérifiez que les images ne sont pas "coupées" sur les bords de la diapositive. Si vous voulez aligner le contenu en utilisant des critères symétriques, aidez-vous des lignes dynamiques qui apparaissent lorsque vous déplacez un élément dans la diapositive et vous verrez que vous pouvez le faire sans problème.
Dans tous les cas, si vous souhaitez approfondir le sujet et avoir plus d'informations sur la façon de s'aligner en PowerPoint, lisez le guide qu'on a entièrement consacré au sujet.
Revoir l'avant-première de la présentation
Une fois que vous avez fait vos diapositives PowerPoint en suivant les suggestions qu'on vous a données dans les lignes précédentes, vous n'êtes pas encore prêt à les montrer en public, on vous suggère de revoir l'aperçu de votre présentation afin que vous puissiez voir les améliorations ou les corrections que vous devez apporter.
Pour prévisualiser votre présentation depuis votre ordinateur, cliquez sur l'onglet Présentation de PowerPoint et cliquez sur le bouton de départ. Sur un smartphone, ouvrez l'onglet Présentation (en bas à gauche, si vous ne pouvez pas le voir, appuyez sur le A en haut) et appuyez sur le bouton de départ. Sur une tablette, l'interface PowerPoint est essentiellement la même que sur un PC.
Pendant que vous examinez la présentation, assurez-vous d'avoir suivi les instructions qu'on vous a données dans les lignes précédentes et vous verrez que vous ferez une excellente impression !
